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長いワークフロー定義を、分割する方法 26 Aug 2013 | 02:00 am
業務の流れを定義する際、「業務プロセスの【S:始点】と【E:終点】を何に設定するか」は、センスが問われる。 例えば『問合対応フロー』であれば、「s:問い合わせの受信」に始まり「e:回答の送信」に終わる。 例えば『請求書発行フロー』であれば、「s:請求データの入力」に始まり「e:入金確認」に終わるだろう。 ・・・これらのワークフロー設定に異論は少ない。 しかし仮に、『s:引合対応』から『見積...
クラウド型ワークフローの製品比較方法 19 Aug 2013 | 02:00 am
「よし、Google Apps の導入は完了した！」 「さて、Google Apps アカウントでログインできるワークフローを検証してみたい！」 近年、法人向け業務システムは確実に「クラウド・コンピューティング化」している。 平たく言えば『使った分だけ料金を払う仕組み』に移行しているのだ。ITも、水道、ガス、電気と同じ歴史を歩んでいる。特筆すべきは SaaS 製品の普及と多様化だ。ソフト購入...
第三者割当増資の登記フロー 12 Aug 2013 | 02:00 am
「日常業務の手順」をキッチリ決めて、楽しく効率よく仕事を回す。 『稟議』『原稿作成』『クレーム対応』・・・、ワークフローシステムで仕事を流せば、手際よくそしてヌケモレ無く仕事を進められる。 一方で「非日常な業務の手順」をキッチリ決めておく事も、意外と重要だ。 特に、業務処理が自動的に記録される点が良い。いつ、どの様な書類で処理された（されている）のか、参照できるようになる。もし、過去のデータ...
契約書の「発送記録」をキッチリ残そう! 5 Aug 2013 | 02:00 am
「契約書の郵送記録」って、意外と残ってナイ。 「いつ発送したのか」、「誰が発送したのか」、「同梱発送した内容物は何だったのか」 結構、大切な情報なのだが、案外ナイ。メールやFAXの通信記録なら、それなりに存在するのに。。。 以下は「契約書等」の郵送処理を行うのワークフローだ。秀逸なポイントは、特に重要な契約書の場合に、先方の手元に届いたかをきちんと電話確認すると言う工程だろう。「契約」と言う...
個人情報の「追加ログ」は、とても大事です！ 29 Jul 2013 | 02:00 am
『顧客データ』だけ集めたいな。。。 Web引合対応、問い合わせ対応、外出報告フロー(名刺交換)。。。 「顧客候補の情報」は、社内の色々な業務で収集されている。できることならば、一元的に管理したいものだ。（CRM活動の基礎データ） 以下は、顧客候補情報を管理するためだけのワークフローだ。 他の様々なワークフローから、「郵便番号」「都道府県」「組織」「部署」「名前」「メールアドレス」の主要データ...
契約書は「Wordファイル」こそ残せ！ 22 Jul 2013 | 02:00 am
業務記録と言えば「紙」が定番。 『請求書』や『発注書』、あるいは『契約書』や『議事録』などなど、様々な情報が「紙」で記録されるのだ。基本的な考え方は、江戸時代の『朱印状』や聖徳太子が遣隋使に持たせた『国書』と大して変わらない。要は証拠を残したい。 しかし、紙の管理は容易ではない。。。 何と言っても「情報検索性」が低い。更には「情報共有」も不可能に近い。 「あの契約書って、いつ郵送したんだっ...
Google Drive に自動保存 !! 16 Jul 2013 | 02:00 am
『提案書』や『企画書』を書くのがシゴト！ そんなビジネスパーソンは少なくない。 IT業界のセールス、広告代理店の企画部門、コンサルティング会社の公共担当部署、などなどなど。。。 しかし提案書作成や企画書作成は「個人プレー」に走りがちだ。つまり、なかなか「ノウハウ」が溜まらないし、なかなか「再利用性」が高まらないのだ。 仮に「ファイルサーバに保存する事」と言うルールを決めたとしても、「メンドウ」...
「就活の倫理憲章」の廃止にあわせた採用業務プロセス改革 8 Jul 2013 | 02:00 am
『採用活動と就職活動』のあるべき姿は、何十年も議論されている。 特に、日本においては「永遠に解決されない社会問題」の様な気がする。 つまり、企業側は少しでも優秀な人材を獲得するために「青田買い競争」を展開し、一方で大学生達は、3年生にもなれば学生の本分たる「学業」はソコソコに、 就職先を探す活動に非常に多くの時間を割く。稚魚まで捕獲したい「漁師達」と、早く釣り上げてもらいたい「魚達」の利害は一...
立替金フロー、月初の自動起動がイイ、PDFの自動生成がイイ 1 Jul 2013 | 02:00 am
ワークフローと言えば、立替金。 立替金と言えば、ワークフロー。 ビジネスパーソンにとって、経費精算は億劫(おっくう)な作業だ。交通費やら、交際費やら、発生する度にコツコツ入力しておけば良いのだが…。 以下のワークフローは、「毎月１日の朝」に自動で開始される。 全社員に「今月の立替金申請」と言うタスクが割り当てられるのだ。完成の締切は約１か月後だ。リアルな世界で例えるなら「月初に今月の立替金...
FAX のペーパレス化 !?! 24 Jun 2013 | 02:00 am
FAXなんて、そもそも電話回線で『電送されてきたデータ』だ。受け取ったFAXデータが「紙に印刷」されるのは、本当にモッタイナイ。デジタルデータをアナログ化して、どーする！ なぜ、紙を持って社内をウロウロしなければならないのだ！ デジタルデータのままであれば回覧もカンタンなのに、、、ワークフローでの回覧もカンタンなのに、、、 以下は、クラウドサービスでFAXを受信し、クラウド型ワークフローで回覧し...
